Doanh nghiệp nhỏ và nhà thầu độc lập đang hoạt động trong một môi trường thuế được đặc trưng bởi sự giám sát chặt chẽ hơn, việc sử dụng rộng rãi hơn các hình thức báo cáo số và áp lực ngày càng tăng trong việc ghi nhận thu nhập cũng như các khoản khấu trừ với độ chính xác cao hơn. Các chuyên gia thuế cho biết rủi ro bị kiểm toán không còn chỉ được xác định bởi quy mô doanh nghiệp. Thay vào đó, các khoảng trống trong tuân thủ, sự thiếu nhất quán trong kê khai và hồ sơ chứng từ yếu đang thu hút sự chú ý ngày càng lớn khi cơ quan thuế sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu tiên tiến hơn để xác định những tờ khai nằm ngoài các mẫu hình dự kiến.

Một trong những xu hướng đáng chú ý nhất là việc mở rộng đối chiếu thông tin. Các cơ quan thuế hiện đối chiếu tờ khai thuế với hồ sơ từ bên thứ ba như sao kê từ nền tảng thanh toán, hồ sơ khai báo bảng lương, thông tin ngân hàng và các biểu mẫu báo cáo dành cho nhà thầu. Đối với nhà thầu độc lập, điều này có nghĩa là thu nhập được báo cáo trên các Mẫu 1099 và qua các kênh thanh toán số trở nên minh bạch hơn so với những năm trước. Đối với doanh nghiệp nhỏ, sự chênh lệch giữa doanh thu, bảng lương và kê khai chi phí có thể làm phát sinh nghi vấn ngay cả khi không có sai sót cố ý.

Phân loại lao động bị xem xét chặt chẽ

Phân loại lao động vẫn là một trong những vấn đề tuân thủ được theo dõi sát sao nhất. Các cơ quan quản lý tiếp tục xem xét liệu người lao động có được xác định đúng là nhân viên hay nhà thầu độc lập hay không, một sự phân biệt ảnh hưởng đến khấu lưu thuế thu nhập, thuế tiền lương, bảo hiểm thất nghiệp và nghĩa vụ về phúc lợi. Việc phân loại sai có thể khiến doanh nghiệp phải truy nộp thuế, chịu tiền phạt và lãi chậm nộp. Những ngành phụ thuộc vào lao động linh hoạt, bao gồm xây dựng, giao nhận, dịch vụ tại nhà và công việc sáng tạo, đang chịu mức giám sát đặc biệt cao.

Các cố vấn cho biết nhiều tranh chấp kiểm toán bắt đầu từ những câu hỏi thực tế về quyền kiểm soát, lịch làm việc, thiết bị và tính độc quyền. Doanh nghiệp không thể chứng minh rõ ràng cho quyết định phân loại của mình có thể phải đối mặt với những điều chỉnh tốn kém. Hợp đồng bằng văn bản có ích, nhưng kiểm toán viên thường xem xét vượt ra ngoài tên gọi để đánh giá mối quan hệ làm việc thực tế.

Khấu trừ và kê khai chi phí phải đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn

Một xu hướng đáng chú ý khác là việc xem xét kỹ hơn các khoản khấu trừ vốn từ lâu dễ bị khai tăng. Chi phí văn phòng tại nhà, sử dụng xe, bữa ăn, đi lại và các khoản chi pha trộn giữa cá nhân với kinh doanh vẫn là những điểm dễ bị soi xét. Đặc biệt, nhà thầu độc lập có thể yêu cầu các khoản khấu trừ hợp lệ, nhưng các chuyên gia thuế cảnh báo rằng những ước tính không có căn cứ hoặc nhật ký ghi chép không đầy đủ có thể làm gia tăng nguy cơ bị kiểm toán. Biên lai điện tử, công cụ theo dõi quãng đường và tài khoản kinh doanh tách biệt ngày càng được xem là những thực hành tuân thủ cơ bản thay vì các biện pháp bảo vệ mang tính tùy chọn.

Doanh nghiệp nhỏ cũng đang được khuyến nghị chú ý nhiều hơn đến mức thù lao hợp lý, khoản rút vốn của chủ sở hữu và cách xử lý chi phí khởi nghiệp, khấu hao và thu nhập chuyển thẳng. Sai sót trong các lĩnh vực này có thể không phản ánh hành vi gian lận, nhưng vẫn có thể dẫn đến việc cơ quan thuế đánh giá lại nghĩa vụ thuế và áp dụng tiền phạt nếu hồ sơ kê khai không phù hợp với quy định thuế.

Nộp chậm và sai sót về bảng lương vẫn tiềm ẩn rủi ro lớn

Dù các công cụ phân tích tiên tiến đang thay đổi cách thực thi, những sai sót tuân thủ cơ bản vẫn là nguồn gây rắc rối lớn. Nộp chậm, chưa nộp đủ thuế tạm tính và sai sót trong việc nộp các khoản thuế liên quan đến bảng lương tiếp tục tạo ra những hậu quả tài chính tức thời nhất đối với nhóm người nộp thuế quy mô nhỏ. Tuân thủ thuế tiền lương đặc biệt quan trọng vì các khoản khấu lưu và thuế lao động chưa nộp thường bị xử lý nghiêm khắc hơn các khoản nợ thuế khác. Các cố vấn cho biết doanh nghiệp không nên cho rằng số dư nhỏ hoặc chậm trễ ngắn sẽ không bị chú ý.

Đối với nhà thầu độc lập, việc tuân thủ thuế tạm tính đang trở thành vấn đề ngày càng lớn khi nhiều người lao động kiếm thu nhập từ nhiều khách hàng, nền tảng hoặc dự án theo mùa. Dòng tiền không đều có thể khiến việc thanh toán hàng quý trở nên khó khăn, nhưng tình trạng nộp thiếu lặp đi lặp lại có thể dẫn đến tiền phạt và làm tăng mức độ giám sát đối với việc thu nhập có được kê khai đầy đủ hay không.

Công nghệ đang trở thành công cụ cốt lõi của tuân thủ

Các kế toán viên cho biết nhiều doanh nghiệp nhỏ đang phản ứng bằng cách đầu tư vào phần mềm kế toán sổ sách, lập hóa đơn tự động, lưu trữ tài liệu số và đối chiếu số liệu quanh năm thay vì chờ đến mùa kê khai. Hệ thống tốt hơn có thể giảm sai sót, tạo dấu vết phục vụ kiểm toán và giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh nếu cơ quan thuế yêu cầu hồ sơ hỗ trợ. Sự chuyển dịch này phản ánh một thay đổi rộng hơn trong chiến lược tuân thủ: việc chuẩn bị cho kiểm toán nay bắt đầu từ khâu ghi chép hằng ngày, chứ không phải sau khi nhận được thông báo.

Các chuyên gia thuế cho rằng doanh nghiệp nhỏ và nhà thầu độc lập không cần hoạt động hoàn hảo để giảm rủi ro, nhưng cần duy trì những thói quen nhất quán. Hồ sơ chính xác, kê khai đúng hạn, tách bạch rõ ràng giữa tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh, cùng với việc phản hồi kịp thời các thông báo thuế, vẫn là những biện pháp phòng vệ hiệu quả nhất. Khi việc thực thi ngày càng dựa trên dữ liệu, tuân thủ ngày càng ít phụ thuộc vào quy mô và phụ thuộc nhiều hơn vào mức độ minh bạch, tính nhất quán và bằng chứng chứng minh.

Source: Bravetopic