Nơi làm việc hiện đại đang trải qua một trong những biến đổi sâu sắc nhất trong nhiều thập kỷ. Được thúc đẩy bởi sự bình thường hóa của mô hình làm việc kết hợp, chi phí bất động sản gia tăng và kỳ vọng thay đổi từ phía nhân viên, các công ty đang thiết kế lại chiến lược văn phòng xoay quanh tính linh hoạt, sự cộng tác và trải nghiệm nhân viên. Mô hình nơi làm việc tập trung trước đây nay đang phát triển thành một hệ sinh thái phân tán, bao gồm trụ sở chính, văn phòng vệ tinh, góc làm việc tại nhà và số lượng ngày càng tăng các không gian làm việc chung.
Làm việc kết hợp đã thay đổi mục đích của văn phòng. Đối với nhiều nhà tuyển dụng, việc có mặt hằng ngày không còn là mục tiêu chính. Thay vào đó, văn phòng ngày càng được thiết kế như điểm đến cho các cuộc họp nhóm, phiên đổi mới sáng tạo, đào tạo và xây dựng văn hóa. Sự thay đổi này đang thúc đẩy các kiến trúc sư, chủ cho thuê và lãnh đạo doanh nghiệp rời xa những dãy bàn làm việc cố định được phân công sẵn để hướng tới các bố cục ưu tiên không gian dùng chung, khu vực yên tĩnh, phòng họp và các khu cộng tác được hỗ trợ bởi công nghệ.
Từ văn phòng cố định đến các trung tâm linh hoạt
Thiết kế văn phòng truyền thống được xây dựng dựa trên tính ổn định có thể dự đoán: nhân viên đến công ty năm ngày mỗi tuần, ngồi tại chỗ làm việc được chỉ định và chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng phòng họp. Các mô hình kết hợp đã phá vỡ khuôn mẫu đó. Vào bất kỳ ngày nào, tỷ lệ sử dụng có thể biến động rất lớn, khiến các bố cục cố định trở nên kém hiệu quả và tốn kém. Vì vậy, nhiều tổ chức đang áp dụng hệ thống chỗ ngồi linh hoạt, nội thất mô-đun và không gian làm việc có thể đặt trước để điều chỉnh theo nhu cầu.
Cách tiếp cận linh hoạt này cũng phản ánh một thay đổi văn hóa sâu sắc hơn. Nhân viên ngày càng kỳ vọng có quyền tự chủ đối với nơi họ làm việc và cách họ làm việc. Các công ty hỗ trợ sự linh hoạt này có thể giành được lợi thế trong tuyển dụng và giữ chân nhân sự, đặc biệt khi cân bằng giữa công việc và cuộc sống vẫn là ưu tiên hàng đầu trong nhiều ngành. Vì vậy, thiết kế nơi làm việc đang trở thành một công cụ chiến lược, chứ không chỉ đơn thuần là vấn đề cơ sở vật chất.
Không gian làm việc chung ngày càng có vai trò đối với doanh nghiệp
Từng chủ yếu gắn liền với người làm tự do và các công ty khởi nghiệp, không gian làm việc chung hiện nay đang thu hút cả những tập đoàn lớn. Doanh nghiệp sử dụng các không gian này để mang đến cho nhân viên môi trường làm việc chuyên nghiệp gần nơi ở hơn, giảm cam kết thuê dài hạn và tạo hiện diện tại nhiều thị trường mà không cần mở văn phòng quy mô đầy đủ. Tại nhiều thành phố, các đơn vị vận hành không gian làm việc chung đã đáp lại bằng cách cung cấp các khu làm việc riêng, gói thành viên doanh nghiệp và tiện ích tùy chỉnh hướng đến khách hàng quy mô lớn hơn.
Sức hấp dẫn của mô hình này là rất rõ ràng. Không gian làm việc chung mang lại sự linh hoạt cả về vị trí địa lý lẫn cơ cấu chi phí. Các công ty có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dễ dàng hơn so với các hợp đồng thuê truyền thống, trong khi người lao động được hưởng lợi từ thời gian di chuyển giảm bớt và khả năng tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp có thể được trang bị tốt hơn so với văn phòng tại nhà. Đối với các tổ chức đang quản lý đội ngũ phân tán, mô hình làm việc chung có thể đóng vai trò như cầu nối giữa làm việc từ xa và văn hóa văn phòng doanh nghiệp.
Các ưu tiên trong thiết kế đang mở rộng
Khi làm việc kết hợp ngày càng ăn sâu, thiết kế nơi làm việc cũng đang được định hình bởi sức khỏe, tính bền vững và sự tích hợp kỹ thuật số. Các nhà tuyển dụng đang đầu tư vào hệ thống chiếu sáng tốt hơn, kiểm soát âm học, hệ thống chất lượng không khí và các yếu tố sinh học gần gũi với thiên nhiên để tạo ra môi trường lành mạnh hơn. Đồng thời, công nghệ văn phòng thông minh đang được sử dụng để theo dõi mức độ sử dụng, quản lý việc đặt bàn làm việc và hỗ trợ cộng tác qua video liền mạch giữa người tham gia trực tiếp và từ xa.
Tính bền vững là một ưu tiên ngày càng quan trọng khác. Các công ty chịu áp lực phải đạt được các mục tiêu môi trường đang tìm kiếm những thiết kế tối ưu hóa diện tích, hệ thống tiết kiệm năng lượng và giải pháp tái sử dụng thích ứng cho các tòa nhà hiện hữu. Các mô hình kết hợp có thể làm giảm tổng diện tích văn phòng, nhưng chúng cũng đòi hỏi việc lập kế hoạch thông minh hơn để bảo đảm không gian được sử dụng hiệu quả.
Bản đồ mới của nơi làm việc
Tương lai của thiết kế nơi làm việc khó có khả năng ổn định trong một mô hình duy nhất. Thay vào đó, các chuyên gia cho rằng sẽ hình thành một hệ thống pha trộn, trong đó trụ sở doanh nghiệp, tư cách thành viên tại không gian làm việc chung và văn phòng tại nhà cùng tồn tại như một phần của mạng lưới nơi làm việc rộng lớn hơn. Thành công sẽ phụ thuộc vào mức độ các tổ chức có thể gắn kết không gian vật lý với nhu cầu của nhân viên, mục tiêu vận hành và các mô thức làm việc đang thay đổi.
Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, thách thức không còn là có nên thiết kế lại nơi làm việc hay không, mà là họ có thể thích ứng nhanh đến mức nào. Trong kỷ nguyên mới này, những văn phòng hiệu quả nhất có thể không phải là những văn phòng lớn nhất hay đắt đỏ nhất, mà là những không gian được xây dựng vì sự linh hoạt, kết nối và khả năng chống chịu.
Source: Bravetopic